Teamwork” như thế nào mới đạt hiệu quả?

Các Buớc Để Làm Thành Viên Hữu Hiệu Trong Nhóm Làm Việc:
Làm việc trong nhóm tuy có những thú vị nhưng luôn đi kèm với đủ mọi chuyện phức tạp gây bực mình. Nếu trong nhóm có những nguời yếu kém trong việc truyền đạt, hoặc giao tiếp (communication), đôi lúc bạn có thể thấy mình và nhóm làm việc thuờng xảy ra những hiểu lầm, rắc rối trong việc giao tiếp, và mù mịt về công việc đang làm. Rõ ràng, các phuơng pháp thông tin, truyền đạt hữu hiệu rất cần thiết cho cả thành viên và nguời lãnh đạo của nhóm làm việc. Tuy nhiên, một vấn đề đó là ngay cả nguời biết mình cần phải trau dồi để tiến bộ trong việc truyền đạt lại không biết bắt đầu bằng cách nào. Do đó, các buớc trình bày sau đây nhằm đem lại thông tin cho các bạn đang làm việc trong các nhóm kỹ thuật rơi vào tình trạng trễ dự án vì việc truyền đạt thông tin giữa các thành viên kém hữu hiệu.


Nếu bạn là thành viên:
Giao tiếp hàng đầu:(Communicate, Communicate, and Communicate) 
Nếu làm việc trong nhóm giữa các thành viên có chuyện đụng chạm hay xích mích, chúng ta phải đem ra thảo luận và tìm phuơng cách giải quyết ngay lập tức. Trì trệ việc giải quyết những khúc mắc, khó chịu trong lòng chỉ tạo ra thêm gánh nặng cho công việc mà các bạn đang làm hàng ngày vốn đã có sẵn những khó khăn, và phức tạp của nó. Nếu bạn có vấn đề với tất cả với tất cả mọi nguời trong nhóm làm thì việc tỏ lộ sự bất đồng của mình càng cấp thiết. Bạn không muốn tự mình cô lập, và xa lánh mọi nguời bởi vì buớc kế tiếp của sự cô lập đó là bạn từ chức hay để nguời ta sa thải bạn. Do đó, thông tin, giao tiếp, và nói chuyện với các thành viên khác, hoặc cả nhóm khi gặp vấn đề khó khăn trong lối nói chuyện, hay làm việc là 1 điều có lợi cho chính bản thân bạn và cho cả nhóm.
Đổ lỗi trách nhiệm: (Finger Pointing)
Bạn sẽ đánh mất sự tôn trọng của mọi nguời nếu như bạn luôn luôn qui trách nhiệm và đổ lỗi những thành viên khác trong nhóm cho việc trễ nãi của dự án. Càng tệ hại hơn nữa nếu họ biết bạn, và cách làm việc của bạn là lý do cho sự trễ nãi đó. Trốn tránh trách nhiệm sẻ tỏ cho mọi nguời thấy mình 1 nguời hèn nhát và bất lợi cho bạn sau này nếu như có cơ hội tiến thân lên chức vụ lãnh đạo trong nhóm. Cách đối phó khi trễ hạn giao bộ phận mình chịu trách nhiệm đó là thuơng luợng để gia hạn thêm thời gian hoàn thành công việc. Ai cũng có thể hiểu công việc thà hoành thành tốt tuy phải trễ chút đỉnh còn hơn là đúng thời hạn mà không có chất luợng. Những thành viên khác sẽ tôn trọng bạn hơn nếu bạn can đảm chấp nhận sự trễ nãi này là do mình và họ có thể thông cảm bởi vì trọng trách của bạn nặng hơn họ, hoặc phần việc giao của bạn khó khăn và phức tạp hơn phần của họ. Do đó, đừng bao giờ đổ thừa ai nếu công việc của bạn bị trễ và nó ảnh huởng tới dự án của nhóm.
Hỗ Trợ Ý Kiến Hay: (Support Group Member’s Idea)
Không ai biết hết tất cả mọi việc trong nhóm. Đó là lý do tại sao có nhóm làm việc, công việc của từng nguời hợp lại để tạo ra 1 sản phầm. Sản phẩm đó là 1 hệ thống điện toán hay 1 mạng nối kết giữa các doanh nghiệp. Tựu trung đòi hỏi khả năng kiến thức của mỗi thành viên. Do đó, khi 1 thành viên trong nhóm ra 1 ý kiến hay ý tuởng mới cho việc giải quyết 1 vấn đề gì hay cải tiến cách làm việc, luôn luôn tỏ ra bạn quan tâm, và lắng nghe ý kiến của họ chứ không phải chỉ tham gia bàn luận khi nào ý kiến đó là của bạn. Thái độ này làm mọi nguời muốn nói chuyện, và chia sẻ với bạn các suy nghĩ của họ hơn và qua đó làm bạn trở thành 1 thành viên tốt trong nhóm.
Đừng Khoe Khoang: (Bragging)
Vui vẻ đón nhận lời khoe, và huởng thành quả của mình là 1 điều tự nhiên không có gì đáng trách, nhưng khoe khoang, tự phụ hay coi mình là trung tâm điểm của vũ trụ là 1 điều sai lầm. Nếu vì 1 cử chỉ, hay lời nói bạn tạo ra sự nhận xét này của các thành viên trong nhóm không những bạn làm cho họ thấy buồn cho sự thành công của bạn (họ mong bạn không bao giờ thành công) mà còn gây ra 1 áp lực vô hình (tension) giữa bạn và các thành viên khác. Không ai thích nguời khác tới nói với mình họ làm việc giỏi tới mức nào bằng cách đưa ra các bằng khen, hay ngay cả “bằng cấp”. Nếu bạn có bản lĩnh tự nhiên mọi nguời đều biết và bạn có thể tin điều này luôn luôn là đúng. Tự động họ sẽ tới khen bạn và bày tỏ sự cảm phục. Lúc đó, bạn có thể tế nhị cảm ơn họ và tỏ cho họ thấy lời khen của họ đối với bạn thật nhiều ý nghĩa và động viên bạn hơn.
Lắng Nghe: (Good Listening)
Thông tin hữu hiệu không phải chỉ biết cách nói, cách viết nhưng phải biết lắng nghe. Cả 2 khả năng này phải đồng đều và ứng dụng hợp lý. Bạn không thể giao tiếp hữu hiệu đuợc nếu như nguời khác không có cơ hội bày tỏ quan điểm của họ bởi vì bạn không dừng nói để nghe họ nói. Khi lắng nghe nên tập thói quen nhìn thằng vào mắt nguời đối tác. Tuy nhìn cách nhìn chăm chú mà không phải trừng mắt, tâp trung nhưng không phải thôi miên, chủ động nhưng không phải soi mói. Đôi lúc nên gật đầu để cho đối tác biết mình hiểu ý họ hoặc lựa lúc để đặt câu hỏi để cho họ biết mình có sự quan tâm và lắng nghe ý kiến của họ. Lắng nghe là 1 kỹ năng quan trọng nhất trong thông tin hữu hiệu.
Tham Gia: (Get Involved)
Phải luôn luôn tham gia đóng góp ý kiến, chia sẻ ý tuởng và giải pháp với các thành viên trong nhóm. Luôn luôn tìm thời gian để giúp đỡ bạn đồng nghiệp bất kể là yêu cầu gì trong công việc mà họ gặp trở ngại. Giúp bạn để sau này nếu có ta cần sự giúp đỡ họ cũng sẽ có thể gíup lại ta. Hay ít nhất cũng không hại ta.

Nếu bạn là Truởng Nhóm:
Gợi Ý Chứ Không Làm Dùm:  Ngạn ngữ Trung Hoa có câu “Give a man a fish and you feed him for a day. Teach a man to fish and you feed him for a lifetime.” Tạm dịch “Cho 1 nguời 1 con cá chỉ nuôi họ đủ trong 1 ngày, dạy họ câu cá mới nuôi họ cả đời”. Ý nói không nên làm dùm cho ai công việc gì vì bạn sẽ hại họ hơn là giúp họ. Là nguời truởng nhóm bạn phải thấy rõ ý niệm này khi bạn quản lý họ. Không nên để họ phải lệ thuộc vào bạn. Tập cho họ tánh suy nghĩ, tra cứu vấn đề 1 cách độc lập. Ví dụ, họ có thể nhờ bạn viết 1 mã lệnh cho 1 việc đọc 1 file, thay vì bạn viết ra mã lệnh đọc chính bản tư liệu thì chỉ nên chỉ cho họ cách dùng các tài liệu tham khảo. Lần sau, nếu gặp 1 khó khăn tuơng tự họ sẽ biết tự mình tìm hiểu. Không những đỡ mất thì giờ của bạn, mà cho chính họ là 1 việc lợi ích cho việc tự học hỏi.

Phê Bình Trên Tinh Thần Xây Dựng: (Constructive Criticism)
Nếu bạn phải kiểm thảo họ, thì nên phê bình họ trên cả 2 mặt tốt và xấu. “Nhân vô thập tòan”. Ý niệm này đối với nguời Châu Á khá phỗ biến. Do đó, chỉ khen mà không chê, hay chỉ chê mà không khen đều không tốt. Nên nói điều tốt truớc khi nói điều xấu. Khi nói điều xấu nên tập trung vào vấn đề và không nên tập trung vào bản thân họ. Ví dụ, nếu như có ai đó hoặc 1 số nguời có thành kiến xấu với họ vế 1 vấn đề gì thi khi phê bình không nên trỏ vào bản thân họ là ai cũng nói bạn chuyên làm điều xấu này. Nên tập trung vào chính vấn đề và nêu ra việc sửa chữa cho vấn đề đó. Làm như vậy, họ sẽ kính trọng bạn hơn vì không nghĩ bạn đứng về 1 phe phái nào.

Biết Điểm Ngừng: (Back Off)
Khi bạn đã huớng dẫn cho các thành viên, và dặn dò những điều cần làm thì cũng đến lúc bạn phải cho họ chủ động, độc lập, và thời gian hoàn thành công việc bạn giao. Làm như vậy, bạn sẽ nói cho họ biết bạn có niềm tin vào kỹ năng, và khả năng làm việc của họ. Chen vào những công việc họ đang làm, hoặc tò tò theo sau họ nhất cử nhất động tạo cho cảm tuờng họ đang bị canh chừng, hoặc không đuợc sự tín nhiệm của bạn. Ngay cả vấn đề họp hành, báo cáo không nên làm quá thuờng xuyên vừa tốn thì giờ vừa gây cái hiểu lầm bạn đang canh chừng họ (Micro Management).

Lạc Quan, Tích Cực: (Positive)
Nếu bạn tỏ ra hăng hái, và thích thú với dự án, bạn sẽ lôi cuốn nguời trong nhóm cũng hăng hái giống như bạn. Phải luôn luôn tự nhắc mình phải làm cái đầu tầu kéo cả nhóm theo 1 huớng đi chung (a drive). Đôi lúc cũng cho thấy cái cảm giác khẩn cấp của công việc (sense of urgency). Không thể làm việc tàn tàn, chậm rãi. Nên nhớ, nguời trong nhóm lúc nào cũng trông vào bạn huớng dẫn, và ra công tác cho họ. Nếu như công việc trễ nãi, và tinh thần làm việc của mọi nguời xuống dốc thì đã đến lúc bạn phải có 1 cuộc họp để nói rõ với mọi nguời. Lúc này khả năng lắng nghe, và diễn giải rất quan trọng. Bạn cần biết lý do, cội rễ của những tiêu cực và diễn giải rõ ràng phuơng pháp, và cách giải quyết vấn đề.

Coi Trọng Ý Kiến Nhóm: (Value Group’s Idea)
Đừng coi thuờng ý kiến của tập thể, nhóm làm việc. Tránh nói những câu như “Biết rồi, khỗ lắm nói mãi, …” hay “Làm rồi, thử rồi chẳng đi đến đâu …”. Đây là những câu phá hoại sự đoàn kết của nhóm, và gây chán nản, tạo thái độ bi quan, và tiêu cực. Nếu như 1 ý kiến nào đó trong quá khứ thực hiện không đuợc có thể bởi vì làm không đúng cách hay thời điểm chưa đúng lúc cho các ý kiến đó nhưng đó không có nghĩa là ý kiến dở. Nếu như những ý kiến họ đưa ra chỉ để nghe những lời than thở, hay mỉa mai của bạn thì bạn có thể tin chắc lần sau khi có chuyện gì cần tham khảo không ai sẽ dám đưa ra ý kiến nữa. Đến lúc đó, cái mà nguời ngoại quốc gọi là Poor Communication là cho các truờng hợp kể trên.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s