RSS

Thu thập database trong tổ chức sự kiện

14 Jun

Đối với một event, sự thành công của nó được quyết định bởi sự hài lòng của người tham dự, và để đánh giá sự thành công đó, bạn cần phải thu thập thông tin người tham dự, đó cũng chính là Database. Bên cạnh đó, thu thập dự liệu sẽ giúp công ty của bạn có một nguồn thông tin khổng lồ về khách hàng tiềm năng của mình, và nếu biết tận dụng, đó sẽ là một tài sản vô cùng quý báu đối với người tổ chức sự kiện.

Có nhiều cách để thu thập datatabase (dữ liệu), thông qua các chiến dịch khuyến mãi, mua lại dữ liệu từ các công ty khác, thu thập từ các nhà phân phối, sử dụng bảng hỏi… Tuy nhiên chúng tôi chỉ tập trung đến việc thu thập dữ liệu khách hàng trong tổ chức sự kiện bởi đây chính là một trong những database chất lượng nhất, thể hiện được khách hàng tiềm năng của công ty, bởi vì chỉ có những người quan tâm đến các sản phẩm, dịch vụ của công ty mới bỏ công sức đến với event. Bên cạnh đó, database này cung thể hiện tính cách, sở thích, từ đó tìm ra được cách phân loại thích hợp.

mua bán database event
Một Database tốt thực sự là tài sản quý báu cho doanh nghiệp.

Việc thu thập database trong event có thể chia ra thành 3 giai đoạn: trước, trong, và sau khi event xảy ra.

Trước khi event bắt đầu

+Gửi mail.

Công ty của bạn có một danh sách email thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, tuy nhiên bạn không biết được các đối tượng đó có phải là khách hàng tiềm năng của mình hay không.Chất lượng của database này rất quan trọng, đừng nên tin vào những quảng cáo bán database, danh sách 1, 2 triệu email nhan nhản trên mạng với giá rẻ như cho. Nên nhớ rằng thà gởi 100 email cho đúng đối tượng còn hơn gởi 1 triệu email kiểu tràn làn, vừa làm tốn tài nguyên của bạn vừa có nguy cơ bị người dùng liệt bạn vào spam do họ không quan tâm đến những chào mời của bạn, và điều này không có lợi cho những lần gởi tiếp theo.

Các phần mềm gởi mail chuyên nghiệp thường cho phép bạn lấy lại danh sách những người đã mở mail bạn gởi. Đó chính là những người quan tâm thực sự đến thông tin của bạn, hãy gạn lọc lại danh sách này trong số tất cả các địa chỉ mail bạn đã gởi đi để phục vụ cho những Event lần sau.

Ngoài ra, những người thực sự quan tâm đến event, đến công ty của bạn sẽ phản hồi qua email. Vậy là bạn đã có một database với các thông tin rõ ràng hơn rất nhiều rồi.

thu thập dữ liệu event
Email đã trở thành một phương tiện không thể thiếu trong kinh doanh, bao gồm cả việc thu thập Database


+Đăng ký qua forum.

Khi bạn tổ chức một event về một sản phẩm nào đó, bạn nên ghé thăm các forum chuyên ngành về sản phẩm đó. Hàng ngày có hàng ngàn lượt khách truy cập và những người này cũng chính là một nguồn để thu thập database vô cùng hữu hiệu. Ví dụ như về laptop có forum yeulaptop.net, về xe hơi có otosaigon.com… Thông qua những forum này, những khách hàng thực sự quan tâm đến event sẽ đăng ký trực tiếp trên forum. Phương pháp này chi phí rất thấp nhưng hiệu quả khá lớn vì đây là các forum này thu hút lượng độc giả.

+Công cụ: google document, facebook..

Hiện nay, có một số công cụ hỗ trợ để bạn có thể thu thập database, đó có thể là Google document, Facebook…

+Các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm

Đây là những database đáng quan tâm nhất mặc dù chi phí nó có thể cao hơn các hình thức thu thập database khác. Các record trong database thường được phân loại, gạn lọc rõ ràng theo các thông số tên, tuổi, nghề nghiệp, thu nhập, mối quan tâm… Tuy nhiên cần phải chú ý mức độ cập nhật của database vì nghề nghiệp, thu nhập, số điện thoại của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian.

Đặc biệt, nếu bạn mua được database từ các nhà tổ chức Event tương tự Event của bạn, xác suất các khách hàng này sẽ tiếp tục tham dự sự kiện của bạn là rất cao.
Trong khi diễn ra event

+Bốc thăm trúng thưởng.

Trong một sự kiện, bạn có để ý rằng thường có tiết mục bốc thăm trúng thưởng, và bạn phải điền vào một mẫu do ban tổ chức cung cấp. Điều này bên cạnh việc nâng cao tính hấp dẫn cho event, thu hút thêm khách mời, đó còn là một phương pháp thu thập Database hiệu quả.

+Dùng thử sản phẩm, tặng quà

Đối với tâm lý người Việt, dùng thử sản phẩm miễn phí trong một sự kiện luôn là một điều hấp dẫn. Ngày 6/3 vừa qua, tại công viên Lê Thị Riêng (TP HCM), Cocacola đã áp dụng phương pháp trên và thu hút được một lượng lớn bạn trẻ tham gia. Ngay tại cổng ra vào, ban tổ chức cho đặt một bàn tiếp tân, khách tham gia muốn nhận được một chai Cocacola miễn phí phải đăng ký và điền vào một mẫu khảo sát do ban tổ chức cung cấp. Khách tham gia tại đây chủ yếu là giới trẻ và điều này sẽ giúp Cocacola dẽ dàng thu thập được các yếu tố liên quan đến đối tượng khách hàng là giới trẻ của mình.

+Phiếu khảo sát thăm dò về Event, hội thảo

Phiếu này giúp bạn một công đôi việc: Vừa tìm hiểu cảm nghĩ của khách hàng về Event của bạn để lần sau cải thiện tốt hơn, vừa thu thập được Database của người tham dự và nghiên cứu những mối quan tâm của họ. Để khuyến khích người tham dự điền đầy đủ thông tin bằng cách cho bốc thăm trúng thưởng dựa trên mẫu phiếu được điền.

công cụ thu thập database trong event
Event do Cocacola tổ chức ngày 6/3/2011 tại công viên Lê Thị Riêng

Sau khi diễn ra event 

Lúc này, những người thực sự quan tâm đến nội dung event sẽ tìm kiếm những thông tin liên quan đến event. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để thu thập thông tin khách hàng, nếu khách hàng muốn có nội dung và các tài liệu trong event, họ sẽ phải đăng ký với công ty bạn, việc  đăng ký này có thể thông qua website, email, đăng ký trực tiếp. Bản thân người viết bài đã từng tham dự một hội thảo về sales và rất ấn tượng với nội dung của chương trình, bởi vậy người viết đã đăng ký qua website chính thức của đơn vị đó để nhận được toàn bộ tài liệu trong chương trình. Và có lẽ, tên người viết đã nằm gọn trong danh sách database của đơn vị đó rồi.

Trên đây chỉ là một số gợi ý để các nhà tổ chức có thể thu thập database thông qua event, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Điều quan trọng là bạn nên có một kế hoạch cụ thể về việc thu thập dữ liệu, đánh giá và sử dụng dữ liệu. Nếu như bạn không có kế hoạch cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác

 

Thẻ:

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: